INFORMATION ET VALORISATION DES ARCHIVES (SIVAR)
Localisation ;: INRIA Rocquencourt, bâtiment 50
Responsable
Claude Hératchian
Personnel INRIA
Barthélémy Vinceslas
Franck Balitout (vacataire)
Le "Service information et valorisation des archives" (Sivar) a pour mission
essentielle la collecte, le traitement, la conservation et la gestion de tous
les documents d'archives générés par les différents
services et projets de l'INRIA ; une fois les versements effectués,
ceux-ci restent à la disposition des services et projets qui peuvent les
consulter dans les plus brefs délais.
Le Sivar est également chargé de la gestion de toute la
littérature institutionnelle de l'INRIA, laquelle après collecte
et traitement, est mise à la disposition de la communauté
scientifique de l'institut pour consultation par tout moyen électronique
ou papier. Ces documents "vivants" récupérés dès
leur publication, sont à la base d'un service d'information moderne
progressivement mis en place et géré électroniquement
à travers les nouveaux outils de communication.
Participants : C. Hératchian , B. Vinceslas, F. Balitout,
Durant l'année 1996, le travail de tri, de sélection et
d'élimination s'est poursuivi ; le but final étant la
constitution d'une collection d'archives comprenant des documents d'un
réel intérêt historique pour l'INRIA. Ainsi, 70
mètres linéaires de documents (de type principalement
administratif), ont pu être éliminés. Ce travail a
été réalisé en collaboration avec la section des
missions des Archives Nationales d'une part et les services concernés de
l'INRIA d'autre part.
Le tableau général de gestion des archives de l'INRIA est
prêt. il a déjà fait l'objet de tests qui semblent
satisfaire les besoins du service. L'impression du document définitif
est en cours.
La collection "publications INRIA" conservée aux Archives de l'institut
a été complétée grâce aux versements
effectués par le service de diffusion. À ce jour, il est possible
de disposer de la quasi totalité des publications éditées
à l'INRIA depuis sa création (documents avec ISBN ou de type
"littérature grise"
tels les rapports de recherche).
Une localisation des différentes archives électroniques
existantes sur le site de Rocquencourt (direction, URs, projets) a pu
être réalisée. Ces fonds sont principalement stockés
sur des disques durs Apple et remontent pour la plupart au début des
années 1990.
Participant : C. Hératchian
Parallèlement au travail de gestion des collections d'archives de
l'Inria, le Sivar gère également la littérature dite
institutionnelle de l'institut (comptes rendus des CA, CTP, CS, des divers
comités de projets...). Cette documentation de près de 1500
références, est en partie accessible sous le Web, ce qui permet
à quiconque le désire, de rester informé sur les
principales décisions prises au cours des différentes instances
de l'INRIA.
D'autre part, un important travail de tri, d'homogénéisation et
d'enregistrement a été effectué au cours de l'année
1996 sur ces collections. Ainsi, il est désormais possible de consulter
(sous forme électronique pour le signalement ou sous forme papier pour
le document complet) tous les comptes rendus des conseils d'administration de
l'institut depuis sa création en 1967. Le travail se poursuit en ce qui
concerne les proces-verbaux des autres instances (commission
d'évaluation, comité des projets, conseil scientifique...).
À terme, une collection complète unique de cette
littérature sera disponible, avec une consultation électronique
en texte intégral, au moins pour les procès-verbaux.
Participant : L. Caldéran
Ce fonds est localisé au bâtiment 15. Il est a été
mis en place par Lisette Calderan du service audiovisuel de l'Ucis. Il comprend
un total de 1 ;600 cassettes vidéos réparties en Masters (60
format U'Matic et 350 format Beta) et en Rush (1200 cassettes de travail).
Depuis l'utilisation récente du montage numérique, il a
été décidé, pour des problèmes de
sécurité, de sortir simultanément deux cassettes afin d'en
conserver une au service audiovisuel et l'autre au service des archives.
Participant : C. Hératchian
Ces archives sont conservées sur place ; certaines se trouvent dans des
locaux spécifiques (Sophia Antipolis, Rennes), les autres sont encore
dans les secrétariats ou les bureaux des projets. Aucun correspondant
local n'ayant encore été désigné, cette tâche
revient pour le moment au responsable du service administratif de chaque
unité de recherche. Durant l'année 1996, une visite de l'UR de
Rennes a permis la mise en place d'une petite structure locale de
contrôle des archives. Une relance a été faite pour l'UR de
Lorraine ; quant à Sophia Antipolis et Grenoble, une action sur place
s'impose.
Malgré le travail de tri-élimination entrepris et qui se
poursuit, les locaux du Service des Archives du site de Rocquencourt demeurent
exigus. Pour trouver une solution rapide à ce problème, une
demande officielle d'extension a été formulée
auprès des services concernés.
Participants : C. Hératchian, F. Balitout
Au cours de l'année 1996, le personnel du Sivar a suivi, dans le cadre
de la formation permanente, les stages suivants :
- Formation professionnelle d'un an, dispensée par l'Association des
Bibliothècaires français, et obtention en juin 1996 du
diplôme d'auxiliaire de bibliothèque (Franck Balitout) ;
- Stage "Entretien annuel d'activité" en janvier 1996,
réservé aux responsables de (C. Hératchian) ;
- Journées "Rencontre sur l'archivage long terme des données
numériques scientifiques et techniques" les 20-21 mars 1996 à
Toulouse (C.Hératchian) ;
- XIIIe Congrès international des archives, forum de rencontre de 2500
archivistes du monde entier, du 2 au 7 septembre 1996 à Pékin (C.
Hératchian).
Participants : C. Hératchian , Jean-Claude Le Moal , les
Conservateurs des Archives nationales
Au cours de l'année 1996, le contact avec les Archives Nationales s'est
maintenu. Pour le futur, les liens devraient se développer, avec une
collaboration possible de l'INRIA aux travaux du Conseil International des
Archives (CIA).
